Wenn Unternehmen den Umstieg auf SAP S/4HANA planen, stehen meist zunächst der Projektzeitplan, die Wahl des Implementierungspartners, Lizenzen oder Prozessanpassungen im Mittelpunkt. Daten kommen häufig erst später ins Spiel – als eine von vielen technischen Aufgaben, die im Laufe des Projekts gelöst werden müssen.
In der Praxis gehört die SAP S/4HANA Datenmigration jedoch zu den Bereichen, die Zeitplan, Budget und letztlich auch die Vertrauenswürdigkeit des neuen Systems entscheidend beeinflussen können. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, Daten zu übertragen. Viel wichtiger ist die Frage, welche Daten überhaupt migriert werden sollten, in welchem Zustand sie sich befinden und wer für ihre Richtigkeit verantwortlich ist.
Nach der Entscheidung für SAP S/4HANA folgt eine unangenehme Frage
Wenn sich ein Unternehmen auf den Umstieg vorbereitet, sollte eine der ersten Fragen lauten:
In welchem Zustand sind die Daten, die wir in das neue System übernehmen wollen?
Bei Datenmigrationsprojekten entstehen Probleme häufig gerade durch mangelnde Datenqualität. Das kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen. Auch bei SAP-S/4HANA-Projekten zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen nach der Migration Datenprobleme entdecken, die in der Vorbereitung nicht ausreichend berücksichtigt wurden.
Die Herausforderung besteht also nicht nur darin, Daten zu verschieben. Vorher muss entschieden werden, welche Daten überhaupt noch relevant sind und welche Qualität sie haben.
Warum werden Datenprobleme oft erst während der Migration sichtbar?
Zu Beginn eines Projekts stehen meist andere Themen stärker im Fokus: Architektur, Integrationen, kundenspezifischer Code, neue Prozesse oder die Wahl des passenden Migrationsszenarios.
Datenqualität wirkt zunächst weniger dringend, weil sie die erste Analyse oder das Systemdesign nicht unmittelbar blockiert. Der Druck entsteht häufig erst in den ersten Migrationszyklen. Dann zeigt sich beispielsweise, dass:
- dieselben Objekte mehrfach im System vorhanden sind,
- Pflichtangaben fehlen,
- Werte in unterschiedlichen Formaten gespeichert wurden,
- Datensätze aus verschiedenen Systemen einander widersprechen,
- oder unklar ist, welcher Fachbereich über die Richtigkeit der Daten entscheiden soll.
Beginnt die Datenbereinigung erst kurz vor Tests oder Go-live, wirkt sie sich direkt auf den laufenden Projektplan aus. Anpassungen betreffen dann Migrationsskripte, Integrationstests, Anwenderszenarien und die Vorbereitung der Fachbereiche. Aus einer technischen Aufgabe kann so schnell ein kritisches Projektrisiko werden.
SAP S/4HANA Datenmigration ist nicht nur Aufgabe der IT
Das IT-Team kann Werkzeuge, Transformationsregeln und den technischen Migrationsprozess vorbereiten. Es kann jedoch nicht allein entscheiden, ob ein bestimmter Kunde noch aktiv ist, welcher Lieferantendatensatz aktuell ist oder welche Eigenschaften ein Material haben sollte. Diese Entscheidungen müssen von denjenigen getroffen werden, die mit den Daten arbeiten und ihre geschäftliche Bedeutung kennen.
Deshalb sollte jeder wichtige Datenbereich einen klar definierten Verantwortlichen haben. In der Praxis bedeutet das eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Finanzen, Einkauf, Logistik, Produktion, Vertrieb und weiteren Fachbereichen.
Für den CTO ist es wichtig, diese Verantwortlichkeiten frühzeitig festzulegen. Ohne Einbindung der Fachbereiche kann die technische Migration bereit sein, während niemand zuverlässig bestätigen kann, ob die migrierten Daten tatsächlich korrekt sind.
Datenprobleme enden nicht mit der Migration
Mangelhafte Datenqualität ist nicht nur während des Projekts ein Problem. Werden fehlerhafte oder inkonsistente Daten in das neue System übernommen, bestehen die Probleme dort weiter.
Sie können zu Fehlern bei der Rechnungsstellung, unzuverlässigen Reports oder falschen Verknüpfungen zwischen Kunden, Lieferanten und anderen Datensätzen führen. Anwender beginnen dann, Ergebnisse manuell zu überprüfen. Mit der Zeit sinkt das Vertrauen in die Informationen aus dem neuen System.
Investitionen in Datenbereinigung, Tests und Stabilisierung zahlen sich in der Regel durch weniger Probleme während und nach der Migration aus.
Zuverlässigeres Reporting, bessere Datennutzung und fundiertere Entscheidungen gehören zu den wichtigsten Vorteilen, die Unternehmen von SAP S/4HANA erwarten. Ohne hochwertige Ausgangsdaten kann auch ein neues System diese Vorteile jedoch nicht liefern.
Was sollte ein Unternehmen vor der Migration tun?
Der erste Schritt sollte eine Analyse des aktuellen Datenbestands sein. Das Unternehmen muss wissen, welche Stamm- und Bewegungsdaten vorhanden sind, wo die größten Qualitätsprobleme liegen, wie viele Dubletten existieren und welche Daten für zukünftige Prozesse wirklich benötigt werden.
Ebenso wichtig ist es, Verantwortliche für die einzelnen Datenbereiche festzulegen. Das technische Team kann Inkonsistenzen identifizieren, die endgültige Entscheidung über die Richtigkeit der Daten muss jedoch aus dem Fachbereich kommen. Anschließend sollten klare Regeln definiert werden für:
- Datenbereinigung und Deduplizierung,
- Transformation in das neue Datenmodell,
- Archivierung historischer Daten,
- Validierung der migrierten Informationen,
- und kontinuierliches Datenqualitätsmanagement.
Die Datenqualität sollte nicht erst am Ende einmal geprüft werden. Sie sollte in jedem Migrationszyklus und während der Tests kontrolliert werden. So lassen sich Probleme zu einem Zeitpunkt erkennen, an dem sie noch behoben werden können, ohne den Go-live wesentlich zu gefährden.
Sind Sie unsicher, ob Ihre Daten für den geplanten Umstieg bereit sind? Sprechen Sie mit unseren SAP-Experten.
Wir helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Datenrisiken zu identifizieren, Prioritäten festzulegen und die nächsten Schritte für eine sicherere SAP S/4HANA Datenmigration vorzubereiten.
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