Stellen Sie sich vor, Sie sind Gründer eines Startups mit einer mutigen Vision. Sie haben eine Idee für ein digitales Produkt, die ersten Kunden sind gewonnen, und nun müssen Sie skalieren. Das Problem? Ihr kleines Inhouse-Team ist überlastet, die Entwicklung verlangsamt sich, und die Konkurrenz schläft nicht. Was ist also der nächste Schritt? Sollten Sie Ihr internes Team erweitern oder auslagern?
Outsourcing kann eine echte Chance sein – wenn es richtig gemacht wird. Aber wie stellen Sie sicher, dass es ohne Stress und Kontrollverlust funktioniert?
Wann macht Outsourcing Sinn?
Ihr Startup hat ein MVP (Minimum Viable Product) erfolgreich auf den Markt gebracht, erste zahlende Kunden gewonnen, und die Nachfrage nach neuen Funktionen wächst. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie die Entwicklung schnell skalieren.
An diesem Punkt haben Sie in der Regel zwei Optionen:
A) Ihr internes Entwicklungsteam erweitern:
- Die Einstellung neuer Entwickler dauert 2–6 Monate, abhängig vom Markt.
- Onboarding und Schulung benötigen weitere 2–3 Monate, bevor neue Mitarbeiter produktiv sind.
- Fixkosten für Gehälter, Sozialleistungen und Büroräume steigen, unabhängig von der Arbeitslast.
- Möglicherweise benötigen Sie keine langfristige Teamerweiterung, sondern nur temporäre Verstärkung für eine kritische Phase.
B) Teile der Entwicklung auslagern:
- Ein externes Team kann innerhalb weniger Wochen in Ihr Projekt eingebunden werden.
- Sie zahlen nur für die Arbeit, die Sie tatsächlich benötigen (z. B. für 3–6 Monate).
- Keine Notwendigkeit, sich um HR-Prozesse, Onboarding, technische Ausstattung oder administrative Aufgaben zu kümmern.
- Sie können einen Anbieter mit Fachwissen in den benötigten Technologien wählen, was eine höhere Qualität und Effizienz gewährleistet.
7 häufige Szenarien, in denen Outsourcing Sinn macht
- Sie haben kurzfristig zusätzlichen Entwicklungsbedarf, möchten aber die Fixkosten nicht dauerhaft erhöhen.
- Sie müssen ein MVP oder einen Prototyp schnell auf den Markt bringen, um das Kundeninteresse zu testen.
- Sie planen eine Expansion, sind sich aber nicht sicher, wie groß Ihr Team in 6–12 Monaten sein muss.
- Die Einstellung interner Entwickler dauert zu lange, und Sie können in einer wettbewerbsintensiven Branche nicht warten.
- Sie benötigen Experten für spezialisierte Aufgaben (z. B. UX/UI-Design, Sicherheitstests, Cloud-Infrastruktur), aber eine Festanstellung wäre zu kostspielig.
- Sie arbeiten an einem saisonalen Projekt, bei dem die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern wirtschaftlich keinen Sinn ergibt.
- Ihr Produkt benötigt ein umfassendes technologisches Upgrade, aber Ihr internes Team hat keine Erfahrung mit Refactoring oder der Migration zu neuen Systemen.
Wenn Sie noch nie ausgelagert haben, ist es völlig verständlich, gewisse Bedenken zu haben. Jeder Unternehmer möchte die Kontrolle über die Produktentwicklung behalten und könnte sich fragen, ob ein externes Team seine Vision wirklich versteht. Vielleicht haben Sie Fragen wie: Wird die Qualität ausreichen? Verlieren wir die Kontrolle über die Entwicklung? Werden unerwartete Kosten entstehen, die das Projekt am Ende verteuern?
Die gute Nachricht ist, dass Outsourcing nicht zwangsläufig den Verlust der Kontrolle bedeutet – ganz im Gegenteil. Wenn es richtig umgesetzt wird, kann es die Entwicklung beschleunigen, neues Fachwissen einbringen und Kosten senken, ohne unnötige Risiken einzugehen. Der Schlüssel liegt darin, einen zuverlässigen Partner auszuwählen, klare Kooperationsregeln festzulegen und eine regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten. Also, wie geht man das am besten an?
Wie wählt man den richtigen Outsourcing-Partner?
Die Wahl des richtigen Outsourcing-Partners ist nicht einfach. Sie können nicht in die Zukunft sehen, um vorherzusagen, ob die Zusammenarbeit funktioniert. Fehlende Kommunikation, verpasste Deadlines oder schlechte Qualität können Sie wertvolle Zeit und Geld kosten. Glücklicherweise gibt es erprobte Strategien, um diese Fallstricke zu vermeiden.
Wir unterteilen den Auswahlprozess in drei Phasen. Jede Phase hat Schritte, die das Risiko eines Fehlschlags minimieren.
Phase 1: Suche und Filterung potenzieller Partner
Bevor Sie einen bestimmten Anbieter kontaktieren, führen Sie eine gründliche Recherche durch. Konzentrieren Sie sich auf Referenzen und Fallstudien. Neben den Unternehmenswebsites finden Sie diese auch in unabhängigen Verzeichnissen wie GoodFirms oder Clutch. Ein Warnsignal wären fehlende Referenzen oder vage Beschreibungen in den Fallstudien.
Sie können auch die technische und prozessuale Expertise eines Unternehmens über dessen Website überprüfen.
- Welche Technologien setzen sie ein?
- Folgen sie standardisierten Methoden wie Agile/Scrum?
- Haben sie einen klaren Entwicklungsprozess?
- Können Sie sich deren Open-Source-Projekte oder GitHub-Profil ansehen?
Phase 2: Das erste Meeting – Ihren potenziellen Partner kennenlernen
Sobald Sie potenzielle Anbieter ausgewählt haben, folgt der nächste Schritt: die Terminvereinbarung für erste Meetings. Eine Discovery Session ist eine bewährte Praxis. Hier zeigt sich, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist oder ob es besser wäre, sich anderswo umzusehen. Daher ist es wichtig, sich gründlich auf dieses Treffen vorzubereiten – egal, ob es online oder persönlich stattfindet.
- Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen mit Ihrem Team.
- Bereiten Sie Ihre Fragen im Voraus vor. Vergessen Sie nicht, nach potenziellen Änderungen im Projektumfang und deren Handhabung zu fragen.
- Bringen Sie relevante Unterlagen mit, z. B. Projektbriefings, Wireframes, Dokumentationen oder technische Anforderungen.
- Stellen Sie Fragen, holen Sie sich Erklärungen ein und diskutieren Sie mögliche Lösungen. Seien Sie gleichzeitig offen für konstruktives Feedback – der Anbieter könnte Ihnen Verbesserungsvorschläge, alternative Technologien oder Anpassungen vorschlagen, die Sie noch nicht in Betracht gezogen haben.
Phase 3: Die Testphase – Ihre letzte Chance, ohne Konsequenzen auszusteigen
Auch wenn ein Anbieter beim ersten Gespräch zuverlässig gewirkt hat, kann die Realität anders aussehen. Wie stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben?
Anstatt den gesamten Auftrag sofort zu vergeben, starten Sie mit einer kleineren Aufgabe – sei es die Entwicklung einer einzelnen Funktion, das Design eines Teils der Anwendung oder die Anpassung von bestehendem Code. Dies ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsweise des Anbieters, die Qualität der gelieferten Ergebnisse und seine Fähigkeit, Fristen einzuhalten, schnell zu bewerten.
Beobachten Sie die Kommunikation und Reaktionsgeschwindigkeit. Während des ersten Monats sollten Sie darauf achten:
- Antworten sie zeitnah und klar?
- Halten sie sich an vereinbarte Fristen?
- Gehen sie proaktiv mit Problemen um oder suchen sie nach Ausreden?
Vergleichen Sie Erwartungen mit der Realität. Am Ende des ersten Monats sollten Sie in der Lage sein, die tatsächlichen Ergebnisse mit den ursprünglichen Erwartungen zu vergleichen.
- Entspricht die Qualität der gelieferten Arbeit den Erwartungen?
- Wurde der Code getestet, bevor er übergeben wurde?
- Machen sie Verbesserungsvorschläge oder folgen sie nur passiv den Anweisungen?
Der erste Monat ist eine Testphase – wenn alles gut läuft, haben Sie einen verlässlichen Partner gefunden. Falls jedoch Warnsignale auftreten, sollten Sie die Zusammenarbeit beenden, bevor Sie unnötig Zeit und Geld verlieren.
Fazit: Outsourcing als strategischer Vorteil
Haben Sie keine Angst vor Outsourcing! Wenn Sie den Prozess richtig aufsetzen und einen zuverlässigen Partner wählen, kann Outsourcing Ihr Unternehmen wachsen lassen und Ihnen ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können.
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Pavol Pavuk
Der Autor des Artikels ist ein Projektmanager, der sich leidenschaftlich für agile Methoden begeistert. Pavol leitet Projekte und Pre-Sales-Aktivitäten hauptsächlich im Bereich E-Commerce und Kundenerlebnis (CX), wobei er eine beidseitige Kommunikation, gegenseitige Zufriedenheit und die Qualität der Ergebnisse sicherstellt.
