In der B2B-Welt ist die Pre-Sales-Phase ein entscheidender Moment. Hier wird entschieden, ob aus einem vielversprechenden Lead ein Kunde wird oder nur eine weitere verpasste Gelegenheit. Ironischerweise kann das größte Hindernis in einem erfolgreichen Pre-Sales-Prozess das eigene Vertriebsteam sein. Oft konzentriert es sich darauf, eine makellose Präsentation der „perfekten“ Lösung zu liefern, drängt zu stark, überhäuft den Kunden mit Referenzen oder bietet einen Preis an, der kaum abzulehnen ist. Dabei wird das Wesentliche vergessen – die tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden.
Seien wir ehrlich – wir alle haben in der Pre-Sales-Phase schon Chancen vergeben. Glücklicherweise sind Fehler Teil des Prozesses, und der Schlüssel liegt darin, aus ihnen zu lernen. Wie also können Sie Ihren Prozess so gestalten, dass der Kunde Sie bereits beim ersten Kontakt als den richtigen Partner wahrnimmt?
Zwei Unternehmen, zwei unterschiedliche Ansätze
Peter, CTO eines schnell wachsenden Fintech-Unternehmens, entschied sich, die Entwicklung einer neuen mobilen Anwendung auszulagern. Er hatte bereits mit externen Anbietern zusammengearbeitet, doch nicht alle Erfahrungen entsprachen seinen Erwartungen. Diesmal wollte er die richtige Wahl treffen. Er nahm an zwei verschiedenen Meetings teil:
- Unternehmen A organisierte ein Vertriebsmeeting, in dem das Pre-Sales-Team erfolgreiche Projekte präsentierte und ihn davon überzeugte, dass sie exakt nach seinen Vorgaben liefern können.
- Unternehmen B bereitete ein Discovery-Meeting vor und lud Experten ein. Peter diskutierte mit erfahrenen Produktspezialisten und UX-Designern, die ihm halfen, seine eigenen Anforderungen besser zu definieren.
Während Unternehmen A sich auf das „Abschließen des Geschäfts“ konzentrierte, setzte Unternehmen B auf die gemeinsame Definition der Lösung. Für welches Unternehmen hat sich Peter wohl entschieden?
Customer Experience im Pre-Sales
Die Customer Experience wird durch die Wahrnehmung des Kunden und den Eindruck, den wir hinterlassen, geprägt. Jede Interaktion entlang der Customer Journey spielt eine wichtige Rolle, doch die entscheidenden Momente finden bereits in der Anfangsphase – der Pre-Sales-Phase – statt.
Die Customer Experience im Pre-Sales-Prozess lässt sich in mehrere Phasen unterteilen:
- Erster Kontakt – Wie schnell und effektiv reagieren wir?
Die Zeit zwischen der ersten Anfrage und dem ersten Meeting ist eine Gelegenheit, sich gründlich vorzubereiten und eine solide Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Eine schnelle, klare und professionelle Reaktion stellt sicher, dass wir von Anfang an als engagierter und verlässlicher Partner wahrgenommen werden. Beim ersten Meeting sollte vor allem der Kunde sprechen. Unsere Aufgabe ist es, aktiv zuzuhören, durchdachte Fragen zu stellen und nicht nur das zu verstehen, was gesagt wird, sondern auch die eigentlichen Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden zu erfassen. Anstatt sofort eine Lösung anzubieten, ist es entscheidend, zunächst die Herausforderungen und Ziele des Kunden zu begreifen.
- Discovery-Meeting – Erwartungen auf beiden Seiten abstimmen
Das Ziel eines Discovery-Meetings ist es, zentrale Informationen zu sammeln, um die Bedürfnisse des Kunden zu analysieren und den Projektumfang klar zu definieren. Dieser Schritt liefert nicht nur wertvolle Grundlagen für die Angebotserstellung, sondern ermöglicht auch ein besseres Verständnis des geschäftlichen Kontextes. Deshalb sollten relevante Fachleute – Experten in ihrem Bereich – beteiligt sein. Dabei ist jedoch die richtige Balance entscheidend. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, wer auf der anderen Seite des Tisches sitzt. Eine Überladung mit technischen Details kann den Kunden unnötig verwirren, anstatt Klarheit zu schaffen. Ein Discovery-Meeting ist zudem eine Gelegenheit, realistische Erwartungen zu setzen, potenzielle Risiken aufzuzeigen und effizientere Lösungen vorzuschlagen. Ein gut strukturierter Prozess spart dem Kunden nicht nur Zeit und Geld, sondern verhindert auch spätere Frustrationen durch eine unpassende Lösung.
- Lösungsvorschlag und Preisgestaltung
Das Angebot sollte nicht zu lange auf sich warten lassen. Um eine schnelle, aber gleichzeitig qualitativ hochwertige Lösung zu erarbeiten, ist eine sorgfältige Vorbereitung in den vorherigen Phasen essenziell. Eine enge Abstimmung im Team und ein einheitlicher Informationsfluss sind entscheidend, damit alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Ein häufiger Fehler in dieser Phase ist mangelnde Transparenz sowie das Versprechen unrealistischer Leistungen. Jede Position im Angebot sollte klar begründet und tatsächlich notwendig sein. Es ist ebenso wichtig, das Budget und die Prioritäten des Kunden zu kennen und das Preismodell entsprechend anzupassen. Ob wir für ein Startup mit begrenztem Budget arbeiten, uns in einem wettbewerbsintensiven Ausschreibungsverfahren befinden oder zusätzliche Ressourcen für ein internes Team bereitstellen – jeder dieser Fälle erfordert einen individuellen Ansatz, der nicht nur den Preis und den Zeitrahmen berücksichtigt, sondern vor allem den Mehrwert, den der Kunde für seine Investition erhält.
- Präsentation und Validierung – Qualität von Anfang an demonstrieren
Unser Prinzip ist es, Fachexperten in den Pre-Sales-Prozess einzubinden und den Kunden aktiv miteinzubeziehen. Der Grund ist einfach: Wenn der Kunde sich nicht ausreichend informiert oder involviert fühlt, kann dies zu Frustration aufgrund fehlender Transparenz führen. Schlecht definierte Erwartungen führen oft zu Scope Creep oder späteren Unstimmigkeiten – ein Problem, das niemand möchte. Um dies zu vermeiden, beinhalten unsere Präsentationen Demos oder Wireframes, mit denen der Kunde die Lösung visualisieren und testen kann. Dadurch erhält er eine klare Vorstellung über die nächsten Schritte im Projekt und gewinnt Vertrauen in die Zusammenarbeit.
Pre-Sales ist mehr als nur eine Formalität – es ist der Schlüssel zum Erfolg.
Was sollten Sie sich merken?
Schnelle und gezielte Reaktion – Wenn ein Kunde zu lange auf eine Antwort wartet oder nur eine unpersönliche Rückmeldung erhält, wird er sich wahrscheinlich woanders umsehen.
Das Meeting dreht sich um den Kunden, nicht um Sie – Die richtigen Fragen helfen Ihnen, nicht nur zu erkennen, was der Kunde will, sondern vor allem, was er wirklich braucht.
Keine leeren Versprechungen – Eine scheinbar „perfekte“ Lösung zu präsentieren, nur um später das Vertrauen zu brechen, ist schlimmer, als von Anfang an offen über Risiken zu sprechen.
Mehrwert statt nur Preis präsentieren – Wenn der Kunde versteht, warum jede Position im Angebot wichtig ist und welchen Nutzen sie ihm bringt, wird er eher bereit sein, zu investieren.
- Den Kunden aktiv einbinden – Eine Demo, ein Wireframe oder ein Prototyp hilft dem Kunden, die Lösung praktisch zu erfassen, und gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
Pre-Sales ist mehr als nur Verkaufen – es ist die Kunst, Beziehungen und Vertrauen aufzubauen, bevor ein Vertrag unterschrieben wird. Wenn Sie diese Prinzipien befolgen, machen Sie den Pre-Sales-Prozess zu einem echten Wettbewerbsvorteil, mit dem Sie nicht nur mehr Kunden gewinnen, sondern auch die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit schaffen.
